Strona główna » Polityka prywatności

Polityka prywatności

Polityka prywatności i ochrony danych
przetwarzanych w związku z realizacją przez INP PAN usług
za pośrednictwem stron internetowych w domenie inp.pan.pl

§ 1

  1. Administratorem danych osobowych pozyskiwanych w ramach realizowanych za pośrednictwem strony internetowej jest Instytut Nauk Prawnych PAN z siedzibą w Warszawie (00-330) przy ul. Nowy Świat 72, NIP: 525-000-93-93. Dane kontaktowe: adres e-mail: inp@inp.pan.pl; tel. 22 826-75-71.
  2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest za mailowo na adres: iod@inp.pan.pl, lub na adres korespondencyjny Instytutu z dopiskiem „IOD”

Podstawowe informacje

§ 2

  1. Udostępniając usługi za pośrednictwem strony internetowej, Administrator zbiera dane osobowe osób przesłane za pośrednictwem formularzy a także pobiera automatycznie dane zawarte w logach systemowych oraz plikach cookies.
  2. W ramach realizacji usług za pośrednictwem strony internetowej, Administrator przetwarza takie dane osobowe, jak: dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko), dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania), dane dotyczące zapytań, zleceń, reklamacji, dane dotyczące działalności naukowo-badawczej, dane dotyczące publikacji, dane dotyczące miejsca zatrudnienia; w przypadku podmiotów gospodarczych – także nazwę firmy oraz numer NIP i dane osoby kontaktowej (stanowisko).
  3. W przypadku, gdy dane zbierane są w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa, przetwarzane są tylko te dane, które są wymagane są właściwymi przepisami prawa.
  4. Podanie danych osobowych przez użytkowników strony internetowej INP PAN jest dobrowolne lecz często niezbędne w celu skorzystania z oferowanych za jej pośrednictwem usług.
  5. Formularze kontaktowe zbierające dane osobowe w ramach usług świadczonych za pośrednictwem strony internetowej kierowane są do osób pełnoletnich. Administrator nie przetwarza świadomie danych osobowych osób poniżej 16. roku życia. Wyrażone przez osoby zgody są prawomocne dla osób powyżej 16. roku życia.

§ 3

  1. Pozyskane w związku z realizacją usług za pośrednictwem strony internetowej dane zawarte są w logach systemowych, plikach cookies lub z wykorzystaniem innych, podobnych technologii internetowych.
  2. Pliki cookies – dane informatyczne (najczęściej w postaci plików tekstowych), przechowywane w urządzeniach końcowych użytkowników przeznaczone do korzystania ze stron internetowych.
  3. Pliki cookies posiadają następującą funkcjonalność:
    1. pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika i odpowiednio wyświetlać zawartość stron internetowych zoptymalizowaną do jego indywidualnych preferencji;
    2. przechowują w pamięci ostatnio wykonane przez niego operacje;
    3. używane są w celu tworzenia anonimowych statystyk, które pomagają zrozumieć w jaki sposób użytkownik korzysta ze stron internetowych, co umożliwia podniesienie jej jakości i funkcjonalności.
  4. Pliki cookies nie służą do identyfikacji użytkownika, a jedynie do identyfikacji urządzenia.
  5. Pliki cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
  6. Dane zbierane są w sposób zautomatyzowany przez strony internetowe w domenie inp.pan.pl za pomocą narzędzia Google Analytics oraz poprzez pliki cookies.
  7. Strony internetowe w domenie inp.pan.pl stosują dwa zasadnicze typy plików cookies: sesyjne (session cookies; przechowywanych na urządzeniu odbiorcy wyłącznie na czas jego wizyty na stronie lub do czasu wyłączenia przeglądarki internetowej) oraz „stałe” (persistent cookies; przechowywane w urządzeniu końcowym użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika).
  8. Strona internetowa korzysta z następujących rodzajów plików cookies:
    1. niezbędnych, umożliwiające korzystanie z usług realizowanych za jej pośrednictwem, np. uwierzytelniające pliki cookies.
    2. służących zapewnieniu bezpieczeństwa, tj. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania;
    3. wydajnościowych, umożliwiających zbieranie informacji o sposobie korzystania;
    4. funkcjonalnych, umożliwiających zapamiętanie wybranych przez użytkownika ustawień i personalizację interfejsu użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.
  9. Przeglądarki internetowe mogą domyślnie dopuścić przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym użytkownika. Użytkownicy mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies, w szczególności w taki sposób, aby blokować ich automatyczną bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu końcowy. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach przeglądarki internetowej.
  10. Tworzone przez nas pliki cookies nie zawierają danych osobowych.
  11. Standardowo oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych domyślnie dopuszcza umieszczanie plików cookies na urządzeniu. Ustawienia te mogą zostać zmienione tak, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej, bądź też informować o ich każdorazowym przesłaniu na urządzenie.
  12. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
  13. Ograniczenie stosowania plików cookies, może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej lub też całkowicie uniemożliwić korzystanie z niej.

Przetwarzanie danych

§ 4

  1. INP PAN przetwarza dane osobowe wyłącznie w określonych, jednoznacznych i zgodnych z prawem celach. O celu i podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, administrator każdorazowo informuje użytkowników odrębnym komunikatem, dedykowanym dla poszczególnych usług realizowanych za pośrednictwem strony INP PAN.
  2. Przetwarzając dane osobowe użytkowników korzystających z usług świadczonych za pośrednictwem strony internetowej, Administrator dokłada należytej staranności, aby dane te były przetwarzane w sposób bezpieczny, zgodny z prawem oraz przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.
  3. Przy przetwarzaniu danych Administrator kieruje się następującymi zasadami:
    1. dane osobowe zbierane są jedynie w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celów, w których są zbierane;
    2. cele zbierania danych osobowych są jasno określone, mają oparcie w przepisach prawa lub działaniach statutowych;
    3. przechowywanie danych osobowych ograniczone jest do okresu niezbędnego do realizacji celów, w których są zbierane, chyba że zachodzą przesłanki prawne mogące wydłużyć okres przechowywania danych;
    4. dane osobowe są chronione przed przypadkową utratą, dostępem osób niepowołanych, przypadkową zmianą oraz innymi bezprawnymi formami przetwarzania;
    5. dane osobowe nie są udostępniane innym podmiotom;
    6. ochrona osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych jest jednym z praw podstawowych każdej osoby, dlatego przetwarzanie danych odbywa się z dbałością o poszanowanie prywatności osób, których dane są przetwarzane, bez względu na to, czy zostały one pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, czy też z innych źródeł (tj. z komórek organizacyjnych INP PAN w związku z realizowanymi przez nie zadaniami statutowymi);
    7. właściwego zabezpieczenia danych na każdym etapie przetwarzania danych pod względem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych służących ochronie danych osobowych przed bezprawnym czy nieautoryzowanym dostępem lub wykorzystaniem, jak również przed przypadkowym ich zniszczeniem, utratą lub naruszeniem integralności. W ramach zapewniania bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych INP PAN jest zobowiązany do przestrzegania zasad:
      1. poufności, tj. ochrony danych przed przypadkowym ujawnieniem osobom trzecim;
      2. integralności, tj. ochrony danych przed nieuprawnioną modyfikacją;
      3. dostępności, tj. zapewnienia dostępu upoważnionych osób do danych, jeżeli wystąpi taka potrzeba.

§ 5

Dane osobowe, które osoby podają na naszych stronach, są szyfrowane i chronione certyfikatem SSL.

§ 6

  1. Zgoda osoby, której dane dotyczą .zgodnie z 6 ust. 1 lit. a RODO może być wyrażona oświadczeniem woli bezpośrednio lub przez wykonanie działania potwierdzającego zgodę, tj. zaznaczenia checkboxa. Po udzieleniu zgody osoba może w każdej chwili cofnąć swoją zgodę w sposób wskazany w informacji o przetwarzaniu danych osobowych dedykowanej dla danej usługi. Zgoda stanowi podstawę prawną m.in. w następujących przypadkach, gdy użytkownicy:
    1. zwracają się z prośbą o kontakt za pośrednictwem formularzy kontaktowych;
    2. subskrybują newsletter;
    3. zamawiają książki
  2. Podstawa prawna w postaci umowy lub działań zmierzających do zawarcia umowy ma zastosowanie m.in. wtedy, gdy Administrator przetwarza dane osobowe w ramach usług świadczonych przez strony internetowe INP PAN, takich jak obsługa studiów podyplomowych, doktoranckich czy seminariów doktorskich, rejestracja kandydatów.
  3. W oparciu o przesłankę realizacji obowiązku prawnego (6 ust. 1 lit. c RODO) przetwarzamy dane osobowe w celach archiwizacyjnych, co wynika z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – na podstawie tych przepisów podmiot publiczny ma obowiązek zarchiwizowania zgodnie z przyjętą instrukcją kancelaryjną dokumentów, w ramach których przetwarza dane osobowe.
  4. Na podstawie przesłanka prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) INP PAN przetwarza dane osobowe m.in. w celach:
    1. analitycznych i statystycznych, aby zapewnić jakość usług optymalizacji procesów obsługi. W tym przypadku wynikiem przetwarzania są dane zbiorcze;
    2. w związku z realizacją Usług świadczonych drogą elektroniczną w celu zapewnienia ich bezpieczeństwa;
    3. realizacji praw osób, których dane dotyczą, w szczególności prawa do prawidłowości danych, prawa do cofnięcia zgody oraz przechowywania żądań oraz dowodów na ich obsługę,
    4. zapewnienia bezpieczeństwa danych, w szczególności ich integralności, prawidłowości, aktualności.

§ 7

  1. Administrator dba o aktualność i poprawność danych osobowych osób korzystających z usług świadczonych za pośrednictwem stron w domenie inp.pan.pl, reagując niezwłocznie na każdy wniosek o sprostowanie czy aktualizację danych, chyba że odpowiednie przepisy prawa stanowią w tym zakresie odrębnie.
  2. Administrator realizuje prawo osób do dostępu do ich danych osobowych oraz ich poprawiania, chyba że odpowiednie przepisy prawa stanowią w tym zakresie odrębnie,
  3. Tam, gdzie ma to zastosowanie Administrator realizuje także, odpowiednio: prawa osób do usunięcia danych osobowych, wycofania zgody, ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych, prawa wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawa do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych.

§ 8

  1. Dostęp do danych osobowych pozyskanych w związku z świadczeniem przez INP PAN usług za pośrednictwem stron internetowych mogą mieć wyłącznie upoważnieni pracownicy Instytutu.
  2. Dane osobowe mogą być udostępnione także innym odbiorcom będącym podmiotami przetwarzającymi – świadczącymi usługi na zlecenie i w imieniu INP PAN, którym zlecono czynności wymagające przetwarzania danych w szczególności w zakresie usług IT, archiwizacji.
  3. Pozyskane za pośrednictwem strony internetowej dane są przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, chyba ze przepisy prawa stanowią inaczej.
  4. W przypadku procesów przetwarzania danych opartych na zgodzie dane przechowywane będą przez okres jej ważności lub do czasu jej cofnięcia.
  5. Podstawowe okresy przechowywania danych dla poszczególnych usług wynoszą, w przypadku:
    1. subskrypcji newslettera – do czasu rezygnacji z subskrypcji,
    2. przesłania korespondencji w sprawie za pośrednictwem formularza kontaktowego – odpowiednio do momentu wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody lub ustania celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez okres wskazany w Rzeczowym Wykazie Akt;
    3. świadczenia usług drogą elektroniczną lub w związku z zawartymi umowami–przez czas trwania umowy, nie dłużej niż do ustania okresu przedawnienia roszczeń,
    4. przetwarzania danych w związku z realizacją zadania w interesie publicznym – do ustania celu przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu związanego ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą, chyba że zaistnieją ważne podstawy do dalszego przetwarzania tych danych,
    5. przetwarzania danych w celach opartych na uzasadnionym interesie – przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 5 lat, chyba że zaistnieje konieczność przechowywania danych dłużej, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub będzie to konieczne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,

Prawa użytkowników, których dane są przetwarzane

§ 9

  1. Użytkownicy, których dane osobowe przetwarzane są w ramach usług świadczonych za pośrednictwem stron internetowych INP PAN, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych przepisami prawa, mają prawo do:
    1. wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, jeśli zgoda jest podstawą prawną przetwarzania danych;
    2. dostępu do danych, tj. osoba ma prawo do otrzymania od Administratora potwierdzenia, czy jej dane osobowe są przetwarzane przez INP PAN, w jakim celu, w jaki sposób i jak długo;
    3. sprostowania nieaktualnych lub niedokładnych danych osobowych, a także prawo do ich uzupełnienia, w przypadku gdy są niekompletne;
    4. sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeśli INP PAN przetwarza dane osobowe w oparciu o uzasadniony interes (np. cele analityczne, statystyczne, dowodowe, archiwizacyjne). Wówczas w razie sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie istotnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, które obiektywnie powinny mieć pierwszeństwo nad interesem osoby, której dane dotyczą lub są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (np. cele dowodowe bądź dochodzenie roszczeń);
    5. usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym) zgodnie z art. 17 RODO, (z poszanowaniem wyjątków w szczególności do celów ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń);
    6. ograniczenia przetwarzania danych osobowych, co w wymiarze praktycznym może polegać na czasowym zablokowaniu dostępu do danych czy przeniesieniu danych do innego systemu,
    7. przenoszenia danych, tj. użytkownik ma prawo do otrzymania kopii danych osobowych, które nam dostarczyła, jeśli przetwarzanie odbywa się w oparciu o jej zgodę lub na podstawie umowy, oraz w sposób zautomatyzowany,
    8. złożenia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2.
  2. W przypadku przetwarzania danych użytkowników strony internetowej na podstawie oświadczenia woli, wycofanie zgody powoduje, że użytkownik traci możliwość korzystania z określonych usług, np. nie będzie dalej otrzymywać newslettera, informacji o konferencjach czy ofercie edukacyjnej Instytutu. Niezależnie dane mogą być nadal przetwarzane na podstawie innej przesłanki prawnej.

§ 10

  1. Wnioski dotyczące przetwarzanych danych osobowych (zawierające obligatoryjnie imię i nazwisko osoby wnioskującej oraz dane kontaktowe; adres strony internetowej wraz z wskazaniem usługi realizowanej za jej pośrednictwem), w tym dotyczące realizacji przysługujących praw przyjmowane są mailowo na adres: www@inp.pan.pl lub iod@inp.pan.pl, lub pisemnie na adres korespondencyjny Instytutu. W celu realizacji niektórych wniosków Administrator może zażądać dodatkowych informacji, by potwierdzić tożsamość wnioskodawcy.
  2. Odpowiedzi na wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 30 dni liczonych od momentu otrzymania wniosku. Termin ten może ulec przedłużeniu z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań o kolejne dwa miesiące, o czym wnioskodawca zostanie poinformowany.

Odesłania

§ 11

  1. Polityka ma charakter ogólny i prezentuje najważniejsze kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych.
  2. Szczegółowe regulacje znajdują się w Polityce Bezpieczeństwa INP PAN, wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektor INP PAN nr Dyr.021.12.2019 z 13 sierpnia 2019 r. oraz w poszczególnych klauzulach informacyjnych (m.in. rejestracji konta użytkownika, zgłaszania subskrypcji neweslettera, przesyłania formularzy kontaktowych).

§ 12

Jeśli użytkownik korzystając z linków zamieszczonych na stronach internetowych INP PAN przechodzi do innych stron internetowych, stron serwisów społecznościowych lub do stron internetowych podmiotów współpracujących, powinien zapoznać się z polityką prywatności i ochrony danych stron internetowej strony trzeciej.