Posiadająca cenny i unikalny w skali kraju księgozbiór prawniczy Biblioteka Instytutu Nauk Prawnych PAN mieści się w Pałacu Staszica, na III piętrze (pomieszczenie 322). Pomieszczenie od lat nie było remontowane, zaś rosnący z wraz z zakupami nowości księgozbiór wymagał zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania. Jak stwierdzono w raporcie przygotowawczym (sierpień 2017) Biblioteka INP PAN znajdowała się w złym stanie technicznym, uniemożliwiającym efektywną pracę badaczy i stanowiącym zagrożenie dla wartościowych zbiorów. Zagrożenie dla bezpieczeństwa pracowników i zainstalowanego sprzętu stanowiła stara instalacja elektryczna, która w wyniku zalania została uszkodzona, pozbawiając cześć magazynową pomieszczenia elektryczności). Nie została uszkodzona natomiast instalacja teletechniczna wykonana ze środków własnych Instytutu w 2019 r.
Pomieszczenie już w 2017 r. wymagało modernizacji, wykraczających swoim zakresem poza drobne naprawy bieżące wynikające z zwykłego zużycia. Jednocześnie modernizacja dużego pomieszczenia magazynowego przekraczała możliwości finansowe INP PAN.
Zakres planowanych prac na lata 2020-2023 (ze względu na czynne zalanie pomieszczenia w sierpniu i wrześniu 2021 r. i konieczność wykonania naprawy dachu i usunięcia skutków zalania termin realizacji został wydłużony) obejmuje prace modernizacyjne i adaptacyjne w pomieszczeniu biblioteczno-magazynowym (pokój 322, III piętro), w tym przebudowę instalacji elektrycznej.
Pomieszczenie biblioteki składa się z części biurowej oraz magazynowej. Część biurowa wraz z przedsionkiem łączącym tę część z częścią magazynową wymaga modernizacji i adaptacji do pełnienia swoich funkcji ‑ miejsca pracy zatrudnionych bibliotekarzy, opracowujących, katalogujących zbiory i prowadzących digitalizację. W części magazynowej niezbędna jest modernizacja, obejmująca roboty budowlane i dostawę wyposażenia (regałów bibliotecznych stacjonarnych).
Roboty budowlane dotyczą naprawy substancji zabytkowej (prace o charakterze naprawczo-renowacyjno-osuszeniowym) wraz z rozbudową instalacji elektrycznej. Obejmowały one w szczególności:
w I etapie robót budowlanych:
- wykonanie niezbędnych prac rozbiórkowych i przygotowawczych do realizacji zamówienia, w tym utylizację gruzu i złomu, rozebranie posadzek parkietu dębowego z deszczułek z oderwaniem listew i cokołów w części biurowej, zeskrobanie i zmycie starej farby, odbicie tynków wewnętrznych;
- zabezpieczenie instalacji teletechnicznej oraz posadzki w części magazynowej pomieszczenia na czas robót budowlanych oraz wykonanie instalacji elektrycznej wg projektu budowlanego branży elektrycznej;
- przebudowę instalacji elektrycznych natynkowych i podtynkowych, wg opisu szczegółowego wraz z montażem nowych punktów elektrycznych, wg projektu budowlanego instalacji elektrycznej;
- wykonanie instalacji systemu sygnalizacji pożaru (SSP);
- wykonanie nowego punktu dystrybucji sieci logicznej, w tym przeniesienie tablicy TE instalacji elektrycznej biblioteki;
- dostosowanie pomieszczenia do wymagań ochrony przeciwpożarowej (montaż płyt ognioochronnych o klasie ognioodporności El120; wymianę drzwi do pomieszczenia na drzwi o klasie odporności EI60 o kolorze RAL 9001 oraz 3 okien na okna o klasie ognioodporności ElS60 w kolorze RAL 9001 wraz z przygotowaniem ościeży do wbudowania drzwi i okien);
- dezynfekcję lokalnie (miejsca wskazane w Programie Prac Konserwatorskich i projekcie budowlanym na korytarzu, ściana przy oknach , parapety) z użyciem preparatu grzybobójczego;
- naprawę ścian w miejscach ubytku tynku lub spękań ścian i sztukaterii poprzez miejscowe skucia i uzupełnienie tynków i sztukaterii na terenie całego pomieszczenia; ; wzmocnienie metodą iniekcji miejsc przy pęknięciach , rozspojeniach , rozwarstwieniach warstw tynku; konsolidacja miejscowa pęknięć murów; systemem kotew spiralnych ze stali austenitycznej montowanych na zaprawie;
- renowację, oczyszczenie, gruntowanie i wykonanie powłok malarskich stolarki drzwiowej, parapetów betonowych, sztukaterii gipsowej;
- wykonanie powłok malarskich na ścianach i sufitach;
- uszczelnienie i izolację oraz osadzenie parapetów i obróbek;
- oczyszczenie żeliwnych kaloryferów żeliwnych żeberkowych i rur c.o. poprzez usunięcie istniejących powłok i malowanie istniejących na kolor RAL 9001 farbami termoodpornymi antykorozyjnymi syntetycznymi.
w II etapie robót budowlanych:
- renowację posadzek o powierzchni 188,34 m2 wraz z miejscowym uzupełnieniem / wymianą parkietu w posadzce (do 20%), wymianę cokolików – 99,16 mb, cyklinowanie oraz lakierowanie.
W zakresie pierwszego wyposażenia niezbędna była optymalizacja aranżacji przestrzeni magazynowej, tak by zyskać jak najwięcej miejsca na nowe nabytki biblioteczne, a z drugiej strony – nie przekroczyć dopuszczalnych wartości naprężenia dla nośności stropu wskazanej w ekspertyzie z 2017 r. Dzięki współpracy z projektantem i dostawcą regałów bibliotecznych, wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie zapytania o cenę z możliwością negocjacji, zakupione zostały lżejsze regały stacjonarne. Uzyskany metraż bieżący półek użytkowych (z wyłączeniem półek kryjącjącyh) wynosi 1224 mb i przekroczył o prawie 20% zakładany.
Zamontowane zostały również urządzenia klimatyzacji i osuszacz powietrza, by zapewnić przechowywanym zbiorom jak najlepsze warunki.
Beneficjent zaplanował utworzenie pięciu stanowisk pracy w części biurowej. Konieczny był zakup pierwszego wyposażenia (mebli biurowych) do zaadaptowanego na przestrzeń biurową łącznika między biurem a magazynem.
Kalendarium inwestycji:
- sierpień 2017 r. – ekspertyza techniczna nośności stropu; inwentaryzacja budowlana
- 14 lipca 2020 r. – zawarcie umowy nr 7108/IB/SP/2020 w przedmiocie przyznania przez Ministra Edukacji i Nauki dotacji celowej na realizację inwestycji związanej z działalnością naukową pn. Modernizacja magazynu bibliotecznego
- 30 grudnia 2020 r. – zawarcie umowy z Inwestorem Zastępczym
- styczeń-kwiecień 2021 r. – inwentaryzacja dla celów budowlanych; opracowanie i uzgodnienie dokumentacji projektowo-kosztorysowej inwestycji (KM rubaszkiewicz Sp. z o.o., proj. Konrad Rubaszkiewicz, Wojciech Pindelski)
- marzec – wrzesień 2021 r. – stan pomieszczenia ulega pogorszeniu na skutek nieszczelności dachu Pałacu Staszica
- 7 lipca 2021 r. – decyzja MWKZ – pozwolenie na prowadzenie robót budowlach
- wrzesień/październik 2021 r. – uszkodzenie instalacji elektrycznej na skutek zawilgocenia ; wstrzymanie inwestycji do czasu naprawy dachu przez administratora budynku
- luty – maj 2022 r. – aktualizacja dokumentacji projektowej, ze względu na konieczność uwzględnienia stopnia zniszczenia substancji zabytku oraz trwałe uszkodzenie instalacji elektrycznej; uzgodnienie dokumentacji projektowej z uwagi na konieczność wydzielenia odrębnej strefy ppoż.
- 16 września 2022 r. – decyzja MWKZ – pozwolenie na prowadzenie robót budowlach
- 17 października 2022 r. – zawarcie umowy na roboty budowlane – etap I inwestycji (z projektowanego zakresu wyłączono roboty posadzkarskie)
- 21 października 2022 r. – wydanie pozwolenia na budowę dla inwestycji pn. Modernizacja (przebudowa) magazynu bibliotecznego INP PAN
- 2 listopada 2022 r. – 3 lutego 2023 r. – roboty budowlane
- 6 kwietnia 2023 r. – zawarcie umowy na roboty budowlane – etap II inwestycji – roboty posadzkarskie (wykonawca: parkiety Jarosław-Agnieszka Kowalczyk)
- 26 kwietnia – 29 maja 2023 r. – roboty parkieciarskie, prowadzone dwuetapowo: I etap część magazynowa, II etap część biurowa
- lipiec 2023 r. – dostawa wyposażenia (meble biurowe)
- lipiec 2023 r. – naprawa wad wykonawczych instalacji elektrycznej, pęknięć tynku (zgłaszanych już w marcu w ramach gwarancji i rękojmi na roboty budowlane I etapu inwestycji)
- 12-16 października 2023 r. – dostawa i montaż regałów stacjonarnych o metrażu użytkowym półek 1224 mb w magazynie głównym przez wykonawcę wyłonionego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania o cenę z możliwością negocjacji (Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „SKRAWMET”).
- 17 października – 13 grudnia 2023 r. – prace organziacyjne i porzadkowe w magazynie bibliotecznym po przeniesieniu tam zbiorów spakowanych i wyniesionych na czas remontu (prace wykonane w trybie gospodarczym przez pracowników biblioteki INP PAN)
- 27 grudnia 2023 r. – dostawa mebli biurowych (szafy standardowe).
- 29 grudnia 2023 r. – dostawa wykonanych na wymiar szaf do zabudowy trzech wnęk.