Automatyzacja i robotyzacja procesów w administracji publicznej: uwarunkowania prawne, organizacyjne i studia przypadków

Program Kursu:
Automatyzacja i robotyzacja procesów w administracji publicznej – uwarunkowania prawne, organizacyjne i studia przypadków.
Termin kursu: 24 – 25 czerwca 2026 r.

Dzień 1 – Kontekst, podstawy i mapowanie procesów

Moduł 1 (1h) – Wprowadzenie do automatyzacji procesów
9.00 – 9.45

Cele: Wprowadzenie w tematykę, zbudowanie wspólnego języka

Zakres tematyczny:

• Podstawowe pojęcia z zakresu automatyzacji: RPA, AI, Agenci, Citizen Development, Platformy
• Motywacje i Cele wdrożenia automatyzacji w sektorze publicznym
• Zbadanie wiedzy uczestników

Forma: Prezentacja oraz dyskusja moderowana w celu zbadania doświadczeń uczestników

Moduł 2 (2h) – Ramy prawne oraz etyczne
10.00-11.30

Cele: Budowanie automatyzacji zgodnie z prawem i zasadami dobrej administracji

Zakres tematyczny:

• Ramy prawne:
  – Odniesienie automatyzacji do polskich i unijnych aktów prawnych
  – zasady przejrzystości, prawa, strony postępowania, dokumentowanie działań robota w aktach
  – ochrona danych osobowych (RODO, ustawa o ochronie danych, wybrane wytyczne organu nadzorczego – jak projektować roboty przetwarzające dane osobowe);
• Ramy etyczne:
  – przejrzystość działania robotów;
  – unikanie „czarnej skrzynki”, rola człowieka w nadzorze nad automatyzacją;
  – wpływ na zatrudnienie – re‑skilling i przesuwanie zadań (przykłady jednostek, które odzyskały etaty do innych zadań, np. urzędy miast po wdrożeniu RPA).

Forma: Prezentacja, dyskusja

Moduł 3 (2h) – Analiza świata nowych technologii
11.45-13.15

Cele: Jak wybierać technologię do wspierania procesów w administracji publicznej?

Zakres tematyczny:

• Wstęp teoretyczny – jak nowe technologie wspierają funkcjonowanie organizacji sektora publicznego?
• Jak wybrać odpowiednią technologię do wspierania osób merytorycznych po stronie Urzędu?
• Jak automatyzacja wpisuje się w architekturę informatyczną urzędu lub resortu?
• Organizacja Automation Center of Excellence w Organizacji

Forma: Prezentacja, dyskusja

Moduł 4 (2h) – Studium przypadku
14.45-16.15

Cele: przełożenie abstrakcyjnej wiedzy na konkretne scenariusze i gotowe wzorce.

Zakres tematyczny:

• Diagnoza potrzeb
• Zamówienie usługi/licencji RPA (szacowanie wartości, kryteria jakościowe, interoperacyjność)
• tworzenie robotów nadzorowanych i nienadzorowanych (asystent urzędnika vs. robot pracujący w tle);
• integracje z systemami ERP, EZD
• Rozwój procesu o dokumenty w formie papierowej i zeskanowanej

​ Forma: Prezentacja

Dzień 2 – Projektowanie wdrożenia, zarządzanie i studia przypadków

Moduł 5 (3h) – Identyfikacja i analiza procesów do automatyzacji
9.00-9.45
przerwa 15 min.
10.00-11.30

Cele: nauczyć uczestników dokonywania doboru właściwych procesów do automatyzacji i przygotowania ich opisu dla zespołu technicznego.

Zakres tematyczny:

• Cechy dobrego procesu do automatyzacji w administracji:
• powtarzalność, regułowość, duży wolumen, praca na systemach front/back‑office, duża podatność na błędy ludzkie.
• Jak nie wybierać procesów: procesy „jednorazowe”, silnie uznaniowe, wymagające rozbudowanego rozumowania prawniczego.
• Wprowadzenie do BPMN

Metodyka:

• warsztatowe mapowanie procesów;
• podstawy odkrywania, mierzenia i priorytetyzacji procesów).

Ćwiczenia:

• praca w grupach na przykładowych procedurach
• wypełnienie przykładowej „karty automatyzacji” (opis procesu, dane wejściowe/wyjściowe, systemy, wyjątki, potencjalne ryzyka prawne).

Forma: Prezentacja oraz warsztaty

Moduł 6 (2h) – Projekt wdrożenia automatyzacji w urzędzie na przykładzie robotów w Ministerstwie Finansów
11.45-13.15

Cele: Cały cykl życia projektu automatyzacji w administracji (od pomysłu do utrzymania), z naciskiem na rolę zamawiającego i właściciela procesu.

Zakres tematyczny:

• Cykl życia automatyzacji: identyfikacja procesów → analiza biznesowa i prawna → projektowanie rozwiązania → pilotaż → skalowanie → utrzymanie i rozwój.
• Kluczowe role: właściciel procesu, sponsor, interesariusze merytoryczni, zespół IT, dostawca zewnętrzny, zespół ds. ochrony danych i bezpieczeństwa informacji.
• Planowanie efektów:
  – jak definiować wskaźniki (np. skrócenie czasu obsługi, liczba godzin pracy odzyskanych, liczba błędów, zakres obsługi);
  – przykłady konkretnych rezultatów: skrócenie obsługi wniosku z dni do godzin, redukcja czasu jednostkowego o ponad 90%, odzyskanie etatów do innych zadań.

Forma: prezentacja oraz dyskusja

Moduł 7 (3h) – Symulacja inicjatywy automatyzacji w urzędzie
13.45-14.30
przerwa 15 min.
14.45-16.15

Cele: przećwiczenie roli ambasadora/koordynatora automatyzacji.

Zakres tematyczny:

• wybór jednego procesu z własnej praktyki uczestników;
• opis procesu w formie akceptowalnej przez dział IT / dostawcę rozwiązania (karta procesu + podstawowe przebiegi i wyjątki);
• identyfikacja procesu możliwego do realizacji na korporacyjnej platformie automatyzacji;
• identyfikacja wymagań prawnych i bezpieczeństwa (jakie dane, jakie podstawy);
• określenie oczekiwanych efektów i wskaźników.

Forma: Wspólna lub grupowa praca warsztatowa + prezentacje najlepszych projektów grupowych.

Mikołaj Burkacki

Lider Transformacji Cyfrowej | Laureat Golden Case 2025 | Architekt rozwiązań SupTech.
Ekspert w dziedzinie automatyzacji i robotyzacji sektora publicznego, specjalizujący się w projektowaniu systemów łączących innowacje technologiczne z rygorystycznymi uwarunkowaniami prawnymi.
Jako lider w Centrum Nowych Technologii UKNF, odpowiadam za implementację „Fabryki AI” oraz wdrażanie zaawansowanych mechanizmów RPA zintegrowanych z systemami klasy EZD. Koncentruję się na budowie kultury ciągłego doskonalenia i optymalizacji procesów jako fundamencie transformacji. Moje podejście zyskało uznanie międzynarodowe: jestem laureatem nagrody Golden Case 2025 przyznanej przez EIPA (Europejski Instytut Administracji Publicznej). Szczególnym wyróżnieniem była prezentacja tego projektu na prośbę KPRM podczas Polskiej Prezydencji w Radzie UE, gdzie w formule pro publico bono dzieliłem się dobrymi praktykami z przedstawicielami państw członkowskich oraz kandydujących, wspierając budowę nowoczesnej administracji w Europie. Jako certyfikowany trener Kaizen i mediator, łączę twarde kompetencje inżynierii procesowej z miękkimi umiejętnościami zarządzania zmianą.

dr Karolina Grenda

Doktor nauk prawnych, pułkownik w st. spoczynku, menadżer specjalizująca się w obszarze zarządzania i nowych technologii. Absolwentka Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego, a także szeregu studiów podyplomowych: prawa karnego gospodarczego, prawa i gospodarki Unii Europejskiej, zarządzania w administracji publicznej (w IESE), cyberbezpieczeństwa oraz zarządzania projektami sztucznej inteligencji. Na Wydziale Cybernetyki Wojskowej Akademii Technicznej w Warszawie uzyskała tytuł MBA w zakresie zarządzania cyberbezpieczeństwem. Dyrektor ds. Zgodności LOGiT sp. z o.o.  Współpracuje z uczelniami wyższymi, jest wykładowcą i analitykiem bezpieczeństwa, ze szczególnym uwzględnieniem prawnych uwarunkowań obszaru sztucznej inteligencji i cyberbezpieczeństwa.

Jacek Gryboś

Specjalista w obszarze Enterprise AI i Intelligent Automation z doświadczeniem w analizie biznesowej, tworzeniu rozwiązań, sprzedaży, pre-sales oraz consultingu zdobytym w firmach takich jak UiPath, Accenture i Microsoft. Brał udział w projektach związanych z automatyzacją i AI – od etapu identyfikacji potrzeb po wdrożenie rozwiązań. Dzięki pracy na różnych etapach procesu dobrze rozumie zarówno perspektywę biznesową, jak i technologiczną. Podczas warsztatu podzieli się praktycznym spojrzeniem na wykorzystanie Agentic AI i automatyzacji w organizacjach.

dr Inez Okulska

Principal AI innovation architect (UiPath) oraz adiunkt w Centrum Wiarygodnej Sztucznej Inteligencji Politechniki Warszawskiej, doktor nauk humanistycznych i mgr inż. Automatyki.
Badaczka i popularyzatorka AI. Autorka wielu modeli, zbiorów danych i algorytmów, założycielka Zakładu Inżynierii Lingwistycznej i Analizy Tekstu w NASK-PIB, współzałożycielka i była redaktor naczelna hAI Magazine, pierwszego drukowanego kwartalnika poświęconego w całości tematyce sztucznej inteligencji, była dyrektor Departamentu Innowacji i Technologii w Ministerstwie Cyfryzacji, wyróżniana w rankingu Top 100 Women in AI oraz Top 100 Women in Data Science in Poland, oraz 25 Women for 2025 przez Forbes Women. Na wielu scenach, w tym między innymi tedX, i w różnych mediach (telewizji, radio, podcastach) ludzkim językiem objaśnia nieludzką inteligencję.

Marek Ruciński

Absolwent Politechniki Warszawskiej, ze specjalizacją informatyka i elektronika w medycynie, oraz studiów podyplomowych w obszarze Big Data. Od ponad 10 lat współpracuje z administracją publiczną kolejno jako przedstawiciel firm IBM, SAS oraz UiPath. W 2022 roku uzyskał dyplom MBA w ramach Canadian Executive MBA. Specjalizuje się w rozwiązaniach z obszaru analityki danych, sztucznej inteligencji oraz cyberbezpieczeństwa. Prywatnie fan koszykówki i aktywny uczestnik rozgrywek amatorskich w Warszawie.

Agnieszka Wilczek

Executive z doświadczeniem w zarządzaniu IT i transformacją cyfrową w resorcie finansów – organizacji o złożonej strukturze i wysokich wymaganiach regulacyjnych. Odpowiada za rozwój i ciągłość działania systemów wspierających kluczowe procesy finansowe państwa. Specjalizuje się w optymalizacji procesów operacyjnych, automatyzacji orazwdrażaniu rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, prowadząc inicjatywy zwiększające efektywność i redukujące koszty operacyjne. Zawodowo związana z Ministerstwem Finansów od 20 lat. W latach 2023 – 2026 jako Pełnomocnik Ministra Finansów ds. IT i Al oraz Dyrektor Departamentu Transformacji Cyfrowej zarządzała złożoną organizacją IT.

Czytaj więcej

W 2020 roku stworzyła od podstaw Centrum Nowych Technologii w Ministerstwie Finansów – wdrażające roboty software’owe w całym resorcie finansów. Opracowała strategię robotyzacji (RPA), w tym model organizacji, metodę implementacji RPA oraz standardy dokumentacji. Centrum Nowych Technologii pod jej nadzorem:

• wdrożyło 100 robotów software’owych uwalniających 3700 FTE

• najniższe ROI 24 h dla robotów software’owych

• automatyzacja 40% procesów manualnych w obszarze back-office

• skrócenie Time-to-market z 21 dni do 3 minut w procesie front Office

• redukcja systemów legacy o 20%

W Departamencie Transformacji Cyfrowej pod jej nadzorem:

• uregulowano działalność Aplikacje Krytyczne Sp. z o.o., zgodnie z wnioskami, audytu, kontroli i bezpieczeństwa

• opracowano i wdrożono strategię cyfryzacji resortu finansów na lata 2025-2028

• opracowano i wdrożono politykę Al 2.0

• uzyskano dofinansowanie na rozbudowę obiektu Data Center MF.

W latach 2007 – 2015 jako z-ca Kierownika Projektu zarządzała projektem budowy Data Center resortu finansów,wyposażenia w infrastrukturę IT i migracji systemów IT. Uczestniczyła w tworzeniu od podstaw organizacji zarządzającej obiektem Data Center MF.
W okresie 2018 – 2020, pełniła funkcję zastępcy Dyrektora Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości. Nadzorowała projektowanie i budowę systemu informatycznego pozwalającego na pełną elektronizację postępowania sądowego w zakresie upadłości i restrukturyzacji.
W latach 2015 – 2018 związana była z administracją samorządową, gdzie pełniła funkcję Wiceprezydenta Miasta.Agnieszka Wilczek ukończyła Politechnikę Warszawską. Posiada Dyplom MBA (AACSB) oraz dyplom Menagera IT.
Ukończyła studia podyplomowe dla kierowników zarządzających komórkami IT na Uniwersytecie Warszawskim oraz studia podyplomowe w Szkole Głównej Handlowej – w obszarze Zarządzania i Finansów. Jest ekspertem w dziedzinie zarządzania projektami, posiada umiejętności z zakresu Lean Practitioner, Prince2 Practitioner, ITIL, TOGAF, M_o_R.
Utytułowana STRONG WOMEN in IT 2023 – Global Edition Report, zdobywczyni nagród dla MF – IKONA AUTOMATYZACJI 2025, SKRZYDŁA IT 2022 oraz SKRZYDŁA IT 2024. Członkini Rady ds. kwalifikacji Absolwentów Wydziału Cybernetyki Wojskowej Akademii Technicznej. Autorka wielu publikacji z obszaru robotyzacji procesów biznesowych. Prywatnie ciekawa świata optymistka, która uwielbia podróże, interesuje się socjologią oraz gra w tenisa ziemnego.

Kurs pt.: „Automatyzacja i robotyzacja procesów w administracji publicznej – uwarunkowania prawne, organizacyjne i studia przypadków” realizuje założenia programowe wypracowane pod auspicjami Instytutu Nauk Prawnych PAN przez grono wybitnych, doświadczonych ekspertów sfery administracji publicznej lub ściśle z tę sferą współdziałających.   

Dzięki tej współpracy opracowany został unikatowy, specjalistyczny program naukowo-dydaktyczny, którego podstawowym przedmiotem jest zagadnienie „nowoczesnego urzędu” w aspekcie praktycznej automatyzacji procesów administracyjnych z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji i narzędzi zrobotyzowanej automatyzacji procesów. Program kursu jest zatem ściśle sprofilowany na zagadnienie automatyzacji procesów administracyjnych właśnie w praktyce działania sektora publicznego.

Taki charakter programu powoduje, że naturalną podstawową grupą docelową kursu są pracownicy szeroko rozumianej administracji publicznej tj. administracji rządowej, samorządowej, państwowej oraz innych podmiotów publicznych, a także osoby które z administracją publiczną już współpracują lub zamierzają współpracować. Z uwagi na przystępną formę prezentowanych zagadnień preferowaną grupą uczestników są zarówno osoby zajmujące stanowiska kierownicze wyższego i średniego szczebla jak i analitycy oraz koordynatorzy cyfryzacji i IT.

Podstawowym, przyjętym celem dydaktycznym kursu jest przygotowanie uczestników do identyfikacji, planowania i nadzorowania wdrożeń RPA/AI do automatyzacji procesów w urzędzie (m.in. z wykorzystaniem możliwości platform klasy korporacyjnej) – bez konieczności głębokiej wiedzy programistycznej. Stąd, w ramach kolejnych modułów realizowane będą następujące cele szczegółowe: 

–    zbudowanie wspólnego języka, pokazanie realnych efektów, osadzenie tematu w uwarunkowaniach prawno‑organizacyjnych;

–    pokazanie jak projektować automatyzację zgodnie z prawem i zasadami dobrej administracji;

–    nauczenie uczestników dokonywania doboru właściwych procesów do automatyzacji i przygotowania ich opisu dla zespołu technicznego;

–    oswojenie uczestników z możliwościami technologii bez wchodzenia w szczegóły programistyczne;

–    pokazanie cyklu życia projektu automatyzacji w administracji (od pomysłu do utrzymania), z naciskiem na rolę zamawiającego i właściciela procesu;

–    przełożenie abstrakcyjnej wiedzy na konkretne scenariusze i gotowe wzorce;

–    przećwiczenie roli ambasadora/koordynatora automatyzacji.

Przyjęte założenie maksymalnego skonsolidowania omawianych zagadnień, umożliwiło ujęcie całego materiału w dwudniowej formule (tj. 16 godzin dydaktycznych). Oferowaną formą kursu będzie formuła stacjonarna (Pałac Staszica w Warszawie) lub – w przypadku takiej potrzeby uczestnika – zdalna. Wśród metod pracy znajdą się wykłady interaktywne, warsztaty i praca w grupach (nastawione na procesy uczestników), analiza studiów polskich przypadków implementacji oraz proste symulacje decyzji (np. „czy ten proces nadaje się do automatyzacji?”). Uczestnicy otrzymają konspekt metodyczny wyboru procesów do automatyzacji (check-lista), wzór „karty kandydata do automatyzacji” i „mapy drogowej wdrożenia” oraz opis skrócony kilku case studies. Ukończenie kursu potwierdzane będzie dyplomem Instytutu Nauk Prawnych PAN.          

Kierownikiem naukowym kursu jest dr Wojciech Drobny, doktor nauk prawnych, zastępca dyrektora Instytutu Nauk Prawnych PAN i adiunkt w Zakładzie Prawa Administracyjnego INP PAN, wykładowca akademicki współpracujący m.in. z Krajową Szkołą Administracji Publicznej, posiadający wieloletnie doświadczenie w administracji rządowej szczebla centralnego.

Kierownik kursu:
dr Wojciech Drobny
e-mail: w.drobny@inp.pan.pl

Sekretarz kursu:
mgr Marianna Lizner
e-mail: m.lizner@inp.pan.pl
tel. 793 876 946